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03.12.2020

Neue Sorgfaltspflichten für Unionseinführer ab dem 1. Januar 2021: Rechtssichere Organisation Ihrer Lieferanten mit dem GEORG Supplier Manager

Für EU-Importeure von Zinn, Tantal, Wolfram, deren Erzen und Gold aus Konflikt- und Hochrisikogebieten gelten ab dem 1. Januar 2021 neue Sorgfaltspflichten. Diese ergeben sich aus der bereits existierenden EU-Verordnung 2017/821 zur Festlegung von Pflichten zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette für Unionseinführer von Zinn, Tantal, Wolfram, deren Erzen und Gold aus Konflikt- und Hochrisikogebieten“.

Ziel ist die Schaffung eines Unionssystems für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette von Zinn, Tantal, Wolfram, deren Erzen und Gold.

Zum Hintergrund:

Die EU will mit dieser Verordnung dazu beitragen, dass die Finanzierung bewaffneter Konflikte durch Erträge aus dem Mineraliengeschäft in Konfliktregionen eingedämmt wird.  Durch die Etablierung neuer Sorgfaltspflichten in der Lieferkette soll dieses Ziel erreicht werden. Lieferketten sollen transparenter gemacht und Risiken innerhalb dieser minimiert werden.

Für wen gilt die EU-Verordnung?

Unmittelbar richten sich die Verpflichtungen aus der Verordnung an Unternehmen mit Sitz in der EU, die Zinn, Tantal, Wolfram, deren Erzen und Gold aus dem EU-Ausland in die EU importieren, sofern die jährlichen Einfuhrmengen die sich aus der Verordnung ergebenden Schwellenwerte überschreitet.

Mittelbar fördert die Verordnung auch die verantwortungsvolle Beschaffung von Hütten und Raffinerien für die Verarbeitung von Zinn, Tantal, Wolfram und Gold, selbst wenn diese ihren Sitz außerhalb der EU haben. EU-Importeure die feststellen, dass die Hütten und Raffinerien in Ihren Lieferketten ihre Sorgfaltspflicht nicht ausreichend erfüllen oder mit Risiken behaftet sind, müssen sie reagieren und dies melden

 

Welche Pflichten ergeben sich konkret aus der EU-Verordnung?

Unternehmen müssen:

  • Sorgfaltspflichten in der Lieferkette einhalten und die entsprechenden Unterlagen aufbewahren, um die Einhaltung der Pflichten nachweisen zu können
  • Ihre Lieferkettenpolitik festlegen und aktuelle Informationen ihrer Lieferanten und der Öffentlichkeit mitteilen
  • Ihre Lieferkettenpolitik den OECD-Standards anpassen und ein System zur Rückverfolgbarkeit der Lieferketten schaffen
  • Ihre internen Managementsysteme an die Anforderungen der Verordnung anpassen,
  • Die möglichen Risiken und schädlichen Auswirkungen ihrer Lieferkette ermitteln und bewerten, d.h. ein Risikomanagement einführen, welches auch als Frühwarnsystem zur Risikoerkennung funktioniert und geeignet ist, negative Auswirkungen der Lieferkette zu verhindern oder zu mildern,
  • Prüfungen durch unabhängige Dritte durchführen lassen
  • Einen Nachweis der Konformität führen und den zuständigen Behörden offenlegen
  • Jährlich über die Strategien zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette berichten

 

Organisation und Compliance Bewertung Ihrer Lieferanten mit dem GEORG Supplier Manager

Fällt Ihr Unternehmen in den Anwendungsbereich der EU-Verordnung?
Das Team von Martin Mantz Compliance Solutions unterstützt Sie mit dem GEORG Supplier Manager bei der Organisation Ihrer Lieferketten.

Ihre Vorteile auf einem Blick:

Lieferantenstammdaten anlegen

Der GEORG Supplier Manager ermöglicht Unternehmen alle relevanten Lieferanten übersichtlich in ihrem Organigramm, unter der jeweiligen Organisationseinheit, abzubilden und schafft somit volle Transparenz über die einzelnen Lieferanten der Lieferkette.

Darüber hinaus werden diese Lieferanten als externe Benutzer angelegt. Dazu gehört das Ausfüllen der Stammdatenmaske sowie die Ablage erforderlicher Lieferantennachweise- und Lizenzen. Die entsprechenden Daten und Nachweise sind vom Lieferanten selbst auszufüllen, abzulegen und aktuell zu halten. Dank des integrierten Ampelsystems lässt sich schnell und einfach überprüfen, ob die hinterlegten Dokumente der Lieferanten aktuell oder zu erneuern sind.

Vertragliche Pflichten delegieren und fristgerecht erfüllen

Die EU-Verordnung schreibt zudem vor, dass auf Grundlage der durchgeführten Risikoanalyse, Unternehmen geeignete Maßnahmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten bestimmen und ergreifen sollen.

Die ermittelten Maßnahmen und die daraus resultierenden Forderungen an die Lieferanten, die zur Umsetzung der EU-Verordnung dienen, setzt das Unternehmen vertraglich mit seinen Lieferanten fest. Diese Verträge inkl. Vertragsstammdaten, Haupt- und Nebenpflichten sind im GEORG Supplier Manager zentral und übersichtlich abgelegt.

Die konkreten Aufgaben aus Haupt- und Nebenpflichten eines Vertrags werden anschließend in der Software an die jeweiligen Lieferanten delegiert.
Die delegierten Aufgaben werden für jeden Lieferanten in einer Lieferanten-Aufgabenübersicht zusammengeführt und können dort gesammelt vom Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden.

Durch eine automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigung wird der Lieferant fristgerecht an die Erfüllung seiner terminierten Aufgaben erinnert. (Frühwarnsystem)

Die Pflicht der EU-Verordnung, dass Unionseinführer ihre Lieferkettenpolitik zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten in ihr internes Managementsystem einpflegen ist mit der somit erfüllt und digital im GEORG Supplier Manager dokumentiert.

Nachweis des aktuellen Compliance-Status der Lieferanten

Der GEORG Compliance-Status ermöglicht Unternehmen jederzeit und auf Knopfdruck den Erfüllungsstatus der Aufgaben ihrer Lieferanten zu kontrollieren und so ihr Haftungsrisiko zu senken. Dadurch erhalten Unternehmen Transparenz über den aktuellen Compliance Status Ihrer Lieferanten und den Erfüllungsgrad der Forderungen aus der EU-Verordnung.

Erfüllen der Berichtspflicht

Die EU-Verordnung schreibt außerdem vor, dass Unionsführer von Mineralen und Metallen den zuständigen Behörden des Mitgliedsstaates Berichte über die durchgeführten Prüfungen oder den Nachweis der Konformität mit einem anerkannten System zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten zur Verfügung stellen müssen

Dieser Bericht soll Aufschluss geben über die Kenntnisnahme der risikobehafteten Handlungen des Unternehmens sowie über die unternommenen Anstrengungen hinsichtlich der Erfüllung der Sorgfaltspflichten.

Darüber hinaus sind Unionseinführer verpflichtet, jährlich öffentlich in möglichst breitem Rahmen über ihre Strategien zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflicht in der Lieferkette und ihre Verfahren im Hinblick auf eine verantwortungsvolle Beschaffung zu berichten.

Mit dem GEORG-Supplier-Manager können Sie den Compliance-Status Ihres Unternehmens sowie den Ihrer Lieferanten per Knopfdruck grafisch darstellen und anzeigen lassen. Mit nur einem Klick wird ersichtlich, welche Aufgaben zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht erfüllt wurden oder noch überfällig sind. Darüber hinaus können Sie Ihre Prüfhistorie anzeigen lassen um Sie als Grundlage für Ihren Jahresbericht zu verwenden.

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Julia Koormann

  • Project Manager GEORG Legal Compliance

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