Ruhig schlafen im Dschungel der Rechtsvorschriften

Übertragung von Unternehmerpflichten leicht gemacht

Die Verabschiedung neuer Gesetze in den Bereichen Produkthaftung, Umweltschutz und Arbeitssicherheit stehen heute auf der Tagesordnung. Die Herausforderung für jedes Unternehmen ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Recherchearbeit, Rechtsaktualisierung, Mitarbeiterschulung und letztlich die Umsetzung des technischen Rechts binden viele Ressourcen. Um den ständig wachsenden Rechtsanforderungen gerecht zu werden, bietet das Martin Mantz Team mit GEORG Gerichtsfeste Organisation® eine einfache und transparente Lösung.

1. Die Philosophie

„Jeder sollte die Möglichkeit haben, die für ihn geltenden Gesetze einhalten zu können – auch ohne juristisches Know-How. Ein Architekt oder Steuerberater sagt Ihnen schließlich auch nur, was Sie zu tun haben, ohne dass Sie sich lange mit den rechtlichen Grundlagen auseinandersetzen müssen. Dieses Modell haben wir einfach auf andere Rechtsbereiche übertragen.“

Das Haftungsrecht ist in den letzten Jahren trotz aller Bemühungen um Deregulierung extrem ausgeweitet worden. Hierzu zählen ca. 10.000 Gesetze und Verordnungen. Einflüsse des EG-Rechts komplizieren das Recht zusätzlich. Gleichzeitig verschärft die Rechtsprechung die persönliche Haftung für leitende Mitarbeiter und stellt somit hohe Anforderungen an die innerbetriebliche Organisation („Organisationsverschulden“).

Den Transfer des technischen Rechts in die Unternehmen übernimmt traditionell die beratende Stabsstelle. Diese Stellen sind in schlanken Organisationsstrukturen an ihrer Leistungsgrenze. Hier setzt das Konzept GEORG Gerichtsfeste Organisation® an, indem es den Unternehmen professionellen Service als externe Beratungsstelle bietet.

Ähnlich der Funktion eines Architekten beobachtet und analysiert das Martin Mantz Team das Recht. Anhand einfach formulierter Handlungsanweisung, die sich aus Gesetzen, Genehmigungsbescheiden und behördlichen Auflagen ergeben, ist der einzelne Mitarbeiter sofort in der Lage, die Rechtsgrundlage pflichtgemäß zu erfüllen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass jedes Unternehmen in seiner Konstellation einzigartig ist und einer individuellen Betreuung bedarf. Das Martin Mantz Team versteht sich so als Architekt von innerbetrieblichen Organisationen.

2. Die Strategie

Das Konzept der gerichtsfesten Organisation funktioniert bei der Martin Mantz GmbH nach der kombinierten Top-Down („von oben nach unten“) und Bottom-Up Strategie („von unten nach oben“). Die Strategie ist dann erfolgreich, wenn jeder Mitarbeiter ohne weitere Anweisung oder Hilfsmittel seine Pflichten versteht und in eine konkrete Tätigkeit umsetzen kann. Aufgrund namentlicher Zuordnung der Pflichten zu den Mitarbeitern in der Ausführungsebene ist die Delegation eindeutig.
Mit Hilfe des GEORG Compliance Manager® weiß er, was er, wann, wo und wie zu tun hat.

Damit wird die gesetzlich geforderte Delegation der Unternehmerpflichten transparent und vermeidet Organisationsfehler, die zum Organisationsverschulden führen können. Die Mitarbeiter quittieren die Umsetzung ihrer Handlungspflichten im GEORG Compliance Manager® (Datenbank). So weist das Unternehmen die Erfüllung der Rechtspflichten in einem Gerichtsverfahren nach. Das System bietet eine Terminverfolgung, statistische Auswertungen (Rechtsstatus) und die Anbindung erforderlicher Dokumente. Auf diese Weise ist dafür gesorgt, dass die unternehmensrelevanten Handlungspflichten umgesetzt, nachhaltig in das Managementsystem integriert und den Verantwortlichen verständlich zur Verfügung gestellt werden. Der mit dem GEORG Compliance Manager® mögliche Nachweis der Erfüllung gesetzlicher
Pflichten lässt Geschäftsführer und leitende Angestellte beruhigt schlafen.

Top-Down Bottom-Up Methode

3. Die Umsetzung

Die zeitliche Umsetzung eines GEORG-Projekts ist stets abhängig von der Größe des Unternehmens, insbesondere der Anzahl der zu berücksichtigenden Standorte, und der speziellen Anlagentechnik etc. Die Beratungsleistung erfolgt jedoch immer nach
den nachfolgend erläuterten Projektschritten:

3.1. Projektplan

Anhand einer Checkliste ermittelt das Martin Mantz Team alle für das Umweltrecht und Arbeitsschutzrecht relevanten Unterlagen. Auf Basis dieser Informationen erhält der Kunde einen detaillierten Projektplan mit Angaben über die zeitliche Abfolge, Dauer und die jeweiligen Verantwortlichkeiten für die einzelnen Projektschritte.

3.2. Compliance-Audit und Rechtskataster

In einem Compliance Audit ermitteln Experten die rechtsrelevanten Prozesse, die zugehörenden Rechtsvorschriften und prüfen deren Einhaltung vor Ort. Hierzu gehört:

  • Eine Begehung aller rechtsrelevanten Bereiche des Unternehmens, Gespräche mit den Verantwortlichen,
  • die Prüfung der betriebsinternen Dokumente vor Ort in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht und
  • die Auflistung der Produkte, der Anlage, Stoffe, etc.

Die Ergebnisse dieses Compliance Audits sind in einem Bericht zusammengefasst. Bestandteil des Berichts ist ein Rechtskataster mit sämtlichen einzuhaltenden Rechtsvorschriften am entsprechenden Standort. Es schließt sämtliche vorher vereinbarten Rechtsbereiche, vom EG-Recht bis zu kommunalen Satzungen, ein.

3.3. GEORG Compliance Manager

Auf Grundlage des Compliance Audits und Rechtskatasters entsteht ein detaillierter Pflichtenkatalog. Er enthält Standardpflichten eines branchentypischen Unternehmens sowie die Handlungspflichten, die sich aus den Besonderheiten des auditierten Standortes ergeben. Dieser Pflichtenkatalog wird im GEORG Compliance Manager® erfasst und dem Kunden zur Verfügung gestellt. Die konkret umsetzbaren Handlungspflichten sind mit Angabe des Termins, des Erfüllungsorts, der einzuhaltenden Verfahren sowie Erläuterungen zum besseren Verständnis versehen.

3.4. Delegation der Handlungspflichten

Das Unternehmen ordnet mit Begleitung von der Martin Mantz GmbH die Handlungspflichten den verantwortlichen Personen namentlich zu. Hierbei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Delegation im Hinblick auf die richtige Auswahl, Schulung und Überwachung sowie Übertragung erforderliche Befugnisse zu beachten.

3.5. Zentraler Einführungsworkshop für den GEORG Compliance Manager®

Zum Abschluss der Implementierung führt das Martin Mantz Team am Standort einen Einführungsworkshop mit folgenden Inhalten durch:

Ziel des Workshops ist, die Mitarbeiter mit ihren Verantwortlichkeiten und den Funktionen des GEORG Compliance Manager® vertraut zu machen.

3.6. Aktualisierung

Nach Einführung des Projekts aktualisiert die Martin Mantz GmbH auf Basis der veränderten Rechts- oder Betriebssituation des Unternehmens die rechtlichen Handlungspflichten. Der Rechtsänderungsdienst stellt somit sicher, dass dem Kunden
alle rechtsrelevanten Vorschriften umsetzbar in Handlungspflichten zur Verfügung stehen. Die Berater begleiten die Mitarbeiter bei der Umsetzung ihrer Handlungspflichten.

Im jährlichen Rhythmus führt das Martin Mantz Team Compliance Audits durch, um die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen stichprobenartig zu überprüfen. Zusätzlich sind ein Telefon-Support, Workshops und Einzel-Coachings mit inbegriffen.

4. Der Erfolg

Seit 1999 versteht sich das Martin Mantz Team als international tätiger Partner für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Dem Leitbild des Sustainable Management folgend, entwickelt das Team durch die Integration von Management, Recht und Technik nachhaltige und effiziente Lösungen für komplexe Fragestellungen aus allen rechtlich relevanten Bereichen. Das Beraterteam ist interdisziplinär aufgestellt. Es besteht aus Juristen, Wirtschaftswissenschaftlern, Umweltwissenschaftlern und Ingenieuren. Diese Kompetenzbündelung gewährleistet jederzeit die optimale Entwicklung
integrierter Problemlösungen.

Die Kunden stammen aus verschiedenen Branchen: Logistikunternehmen, Lebensmittel-, Verpackungs-, Pharma-, Chemie- und Maschinenbauindustrie uvm. Die Unternehmen arbeiten mit einem professionellen Rückverfolgungssystem und stellen
die Zertifizierung sicher. Mit GEORG Gerichtsfeste Organisation® steht ein Werkzeug zur Sicherung der Führungskräfte und Mitarbeiter vor haftungsrechtlicher Inanspruchnahme zur Verfügung. Der Beitrag der Martin Mantz GmbH zum Erfolg und
der gesteigerten Nachfrage ist der fachliche Support durch juristisch/technisch geschulte Mitarbeiter und die Bereitstellung des GEORG Compliance Manager® als Softwarelösung.

Fazit

Die Beschäftigung mit Rechtsvorschriften ist eine kontinuierliche Arbeit. Zahllose Gesetzestexte und Rechtsdatenbanken versuchen den Unternehmen bei der Bewältigung dieser Aufgaben zu helfen. GEORG Gerichtsfeste Organisation® ist der Herausforderung gewachsen und nimmt den Verantwortlichen die Interpretation der Gesetzestexte zuverlässig ab. Der Wunsch vieler Firmen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, wird durch die innovative
Dienstleistung erfüllt. Durch die Vorgabe der unternehmensrelevanten Rechtsvorschriften ist das Haftungsrisiko vermindert, Zeit und Geld gespart. Die Übertragung der Unternehmerpflichten st einfach, transparent, gerichtsfest und bringt Licht in den Dschungel der Rechtsvorschriften.

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