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Gerichtsfeste Organisationen sind transparent


Im Haftungsfalle weisen gerichtsfeste Organisationen vor Gericht nach, dass sie „alles Mögliche und zumutbare getan“ haben, um den Haftungsfall zu vermeiden. Vergleichbare Nachweispflichten bestehen im Rahmen der Zertifizierung von Risikomanagementsystemen bzw. bei der Zertifizierung von Managementsystemen zum Qualitäts-, dem Umwelt- und Arbeitsschutz.

Der Nachweis zur Einhaltung aller konkreten Rechtsvorschriften ist hierbei lediglich Mindestvorraussetzung. Darüber hinaus sind zusätzlich alle innerbetrieblichen Vorschriften einzuhalten, wenn sie dem Schutz des Produktanwenders, des Arbeitnehmers, der Umwelt oder sonstigen Risiken dienen. Fälle aus der Gerichtspraxis zeigen immer wieder, dass es in den Unternehmen an der erforderlichen Organisation innerbetrieblicher Handlungspflichten fehlt.

Ein Beispielfall: Zerstörung einer Halle aufgrund eines Maschinenbrandes. Hierbei wurde gegen den Maschinenführer, Betriebsleiter und Beauftragten ein Ermittlungsverfahren wegen fahrlässiger Brandstiftung gemäß § 306 StGB eingeleitet. Hauptvorwurf war die nachlässige Reinigung einer Maschine, die aufgrund einer Selbstentzündung im Grundrahmen in Flammen aufging und die gesamte Halle erfasste. Eine gesetzliche Vorschrift, die die Säuberung einer Maschine vorsieht, liegt nicht vor. Die Reinigungspflicht ergibt sich allein aus dem allgemeinen Haftungsgrundsätzen („Generalklauseln“).

Kommt es zu einem Haftungsfall mit größerem Sachschaden oder sogar zur Beeinträchtigung von Leib und Leben stehen alle verantwortlichen Mitarbeiter einer Organisation im Fokus eines staatsanwaltlichen Ermittlungsverfahrens. Im oben genannten Fall verteidigte sich der Geschäftsführer damit, dass ihm nicht zuzumuten sei, vor Ort die Reinigungsarbeiten zu überwachen. Der Betriebsleiter und der Maschinenführer gaben an, sie hätten von der erforderlichen Reinigung des Grundrahmens nichts gewusst. Dem Beauftragten wird schließlich vorgeworfen, nicht für entsprechende Anweisungen einer gründlichen Reinigung gesorgt zu haben

Der Fall zeigt die Herausforderungen in der Praxis. In gerichtsfesten Organisationen kann der Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Unternehmen nachweisen. Hier sind die aus dem Gesetz und internen Vorgaben abgeleiteten Handlungspflichten für alle Mitarbeiter einfach, leicht verständlich dargestellt und deren Umsetzung durch Wirksamkeitskontrolle nachhaltig überprüft. Die Zuständigkeiten sind klar und eindeutig zugeordnet. Der Nachweis der Umsetzung gesetzlicher Handlungspflichten kann jederzeit erbracht werden.

Einfache Handlungspflichten


Einfach sind die Handlungspflichten, wenn sie leicht verständlich und handhabbar sind. In der Regel sind die gesetzlichen Vorschriften jedoch aufgrund der enthaltenen unbestimmten Rechtsbegriffe (z.B. „sicherstellen“) oder zahlreicher Querverweise auf andere Vorschriften für den Mitarbeiter vor Ort zu kompliziert. Völlig unzureichend sind daher Hinweise auf Gesetze, Rechtsverzeichnisse, Arbeits- oder Verfahrensanweisungen. Gleiches gilt für die pauschale „Übertragung von Unternehmerpflichten“ in Stellen –und Funktionsbeschreibungen, ohne die Pflichten zu konkretisieren für die der Adressat zur Einhaltung der Rechtsvorschriften verpflichtet wird („Der Werksleiter ist verantwortlich für die Einhaltung aller Rechtsvorschriften“). Auch der Nachweis einer durchgeführten Einweisung/Schulung von Mitarbeitern genügt im Haftungsfall nicht. In zahlreichen Gerichtsurteilen ist zu lesen, dass gerade der vorgelegte Bericht dem Gericht zeige, dass die nachgewiesene Einweisung nicht ausgereicht habe (so genannte „Unterweisung um Vorbeigehen“).

Was ist zu tun? Die „Einfachheit“ fordert, dass der Mitarbeiter ohne Umschweife eine aus der Handlungspflicht folgende Aktion unmittelbar ausführen und bestätigen kann. Dazu ist das geschriebene Recht im Hinblick auf den Anwendungsbereich zu interpretieren und in eine für den Mitarbeiter verständliche Sprache zu übersetzen. („Reinigung der Maschine am 1. März 2017“). Sodann sind die Handlungspflichten so aufzubereiten, dass eindeutig erkennbar ist:

  • Wer eine Maßnahme durchzuführen hat (Verantwortlichkeit)
  • Was konkret zu tun ist (Aktion)
  • Wann die Pflicht umzusetzen ist (Termin)
  • Wo die Maßnahme umzusetzen ist (Ort)
  • Wie die Maßnahme umzusetzen ist (Verfahren)

Erst wenn die Handlungspflicht vom durchschnittlichen Mitarbeiter in Eigenverantwortung mit „erledigt“ beantwortet werden kann, ist diese Pflicht „einfach“ umzusetzen.

Transparenz der Zuständigkeiten


Die jeweilige Zuständigkeit für die Einhaltung einer Pflicht muss transparent sein. Erst die Transparenz der Zuständigkeiten stellt sicher, dass die Handlungspflichten tatsächlich umgesetzt werden. Diese Organisationspflicht hat die Geschäftsführung, die für eine sichere Betriebsorganisation verantwortlich ist. Fehlende Transparenz ist damit ein Merkmal des Organisationsverschuldens. Regelmäßig verweist die Geschäftsleitung im Haftungsfall mit Erfolg auf die verantwortlichen Führungskräfte bzw. die Beauftragten der innerbetrieblichen Abläufe. Der Verweis auf sogenannte „Rechtskataster“ oder Verfahrens- und Arbeitsanweisungen reicht keinesfalls aus.

Die Praxis zeigt, dass die Mitarbeiter bei der Suche nach ihren Pflichten überfordert sind. Es sei der Geschäftsführung in der Regel nicht möglich oder zumutbar nachzuprüfen, ob die Mitarbeiter ihren Pflichten nachgekommen sind. Die Staatsanwaltschaften bzw. Gerichte folgen oft – besonders bei größeren Organisationen – dieser Argumentation.

Was ist zu tun? Transparenz setzt eindeutige funktionsbezogene, oder noch besser, namentliche Zuordnung von Handlungspflichten voraus Die funktionsbezogene Zuordnung hat den großen Nachteil, dass sich Funktionen in der Praxis nur schwer voneinander abgrenzen lassen. Daher wird hier das Versäumnis von Rechtspflichten zu spät erkannt.

Deshalb hat sich in elektronisch geführten Datenbanken die persönliche Zuordnung durchgesetzt. Meldet das System, dass eine Pflicht nicht erfüllt ist, kann entsprechend reagiert werden. Über eine Funktionstaste wird, vom Administrator überwacht, eine neue persönliche Zuordnung vorgenommen. Ein derart passwort-geschütztes System stellt sicher, dass der jeweilige Mitarbeiter nur die ihn betreffenden Pflichten freigibt.

Die mit personengebundenen Zuordnung verbundene hohe innerbetriebliche Transparenz hat einen weiten positiven Nebeneffekt: Ständige Diskussion darüber, wer nun für die Umsetzung bestimmter Pflichten verantwortlich ist, entfallen weitestgehend.

Rückverfolgbarkeit


Die wirkliche Entlastung gelingt vor Gericht erst dann, wenn die Umsetzung der Handlungspflichten nachgewiesen werden kann. Im Rahmen der Delegation haben die Führungskräfte die Pflicht, die Umsetzung der Handlungspflichten zu überwachen.

Was ist zu tun? Der Nachweis gelingt am besten, wenn der zuständige Mitarbeiter die Umsetzung der Handlungspflichten im Datenbanksystem quittiert. Die Erfüllung der Pflichten ist damit über Jahre hinaus rückverfolgbar. Nachzuweisen ist vor Gericht ferner, dass bei Feststellung von Nichterfüllung von Rechtspflichten nachgebessert worden ist. Zusätzlich ist die tatsächliche Umsetzung im Legal Compliance Auditverfahren stichprobenartig zu überprüfen. Die Legal Compliance Audits erfolgen im Rahmen von Betriebsbegehungen, Einsichtnahme in Betriebstagebücher oder Überprüfung von Aufzeichnungen. Datenbanken, wie das System „GEORG Gerichtsfeste Organisation“, generiert die Auditfragen automatisch. SO kann ein lückenloses System nachgewiesen werden.



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