Gerichtsfest dokumentiert

Die Zahl der rechtlichen Pflichten für die Unternehmen wächst – und damit der Bedarf an einer gerichtsfesten Betriebsorganisation.

Allessa Chemie setzt den datenbankgestützten GEORG Compliance Manager® ein. Die Zahl der rechtlichen Pflichten für Chemieunternehmen wächst – und damit der Bedarf an einer gerichtsfesten Betriebsorganisation. Denn: Schadensfälle können zu Imageschäden oder sogar zu staatsanwaltlichen Ermittlungsverfahren führen. Hinzu kommt die neue Rechtsprechung zur Verantwortlichkeit von Compliance Beauftragten. Bei der Allessa Chemie wurde deshalb ein EH&S Legal Compliance Management System eingeführt, das den Mitarbeitern konkrete Handlungsanweisungen an die Hand gibt.

Wie Behörden konzentrieren sich die Auditoren der Zertifizierungsgesellschaften auf die Erfüllung der einschlägigen Gesetze, Verordnungen und sonstigen Rechtsvorschriften. Sie fordern konsequent die Erfüllung der daraus abgeleiteten rechtlichen Pflichten und Transparenz in der Organisation. Der systematische Aufbau eines EH&S Legal Compliance Management Systems ist daher unternehmerische Plicht. So weist die Geschäftsleitung die EH&S-Rechtskonformität nach. Weitere Ziele sind:

  • die Haftung der am System beteiligten Mitarbeiter zu reduzieren,
  • die rechtlichen Aufgaben einfach, verständlich und zugänglich zu machen
  • die Delegation von rechtlichen Aufgaben ordnungsgemäß und transparent durchzuführen,
  • die Einhaltung aller rechtlichen Aufgaben nachzuweisen,
  • den Status der EH&S-Rechtskonformität jederzeit transparent machen.

Um diese anspruchsvollen Ziele zu erreichen, hat sich die Allessa Chemie GmbH für das von der Martin Mantz GmbH, Niedernberg, entwickelte Konzept GEORG Gerichtsfeste Organisation® entschieden. Danach ist eine Organisation gerichtsfest, wenn die Führungskräfte und Mitarbeiter im Haftungsfall vor Gericht bestehen können. „Das System geht über die bisher eingesetzte, einfache Regelwerksverfolgung hinaus.

Erst mit der neuen Strategie ist es möglich, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften einschließlich der zahlreichen Genehmigungsauflagen im Haftungsfalle nachzuweisen“, erklärt Dr. Gilbert Billeb, der bei dem Chemieunternehmen Leiter Produktsicherheit ist. Allerdings erfordert die Analyse der zahlreichen gesetzlichen Vorschriften und Ableitung konkreter rechtlicher Handlungspflichten (To Do‘s) umfangreiche Erfahrung.

Im Hinblick auf die begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen eines mittelständischen Unternehmens war es deshalb sinnvoll, externe Berater der Martin Mantz GmbH einzubeziehen. Das Projekt wurde bei dem Chemieunternehmen unter Leitung von Herrn Dr. Billeb systematisch und mit aktiver Beteiligung der im Betrieb verantwortlichen Mitarbeiter umgesetzt.

Nach einer Vorbereitungsphase wurde zur betrieblichen Bestandsaufnahme ein Legal Compliance Audit vor Ort durchgeführt. Dieses umfasst die Sichtung der Genehmigungsbescheide, eine umfangreiche Betriebsbegehung sowie Analyse der internen Dokumentation. Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist der ermittelte Status der eingehaltenen bzw. nicht eingehaltenen rechtlichen Pflichten. Gleichzeitig legt sie den rechtlichen Umfang des EH&S Legal Compliance Managementsystems fest.

Die externen Experten haben sodann die zutreffenden Rechtsgebiete auf ein individuelles und zugleich vollständiges Rechtskataster konkretisiert. Zentrale Aufgabe war es nun, hieraus die konkreten Handlungspflichten (To Do‘s) für die verantwortlichen Mitarbeiter vor Ort abzuleiten. Diese erwarten eine handlungsorientierte Interpretation der rechtlichen Vorschriften in einer einfachen und leicht verständlichen Sprache.

Personzentrierte Handlungsanweisungen

Kernelement des Projekts ist daher die personenzentrierte Entwicklung von Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter des Chemieunternehmens. Diese aus den rechtlichen Vorschriften abgeleiteten To Do’s gewährleisten das rechtmäßige, verantwortungsbewusste und nachhaltige Handeln der Führungskräfte und Mitarbeiter. Sie beantworten die Fragen,

  • Wer etwas tun muss (Verantwortlichkeit),
  • was getan werden muss (Maßnahme/Prozess)
  • wann die Maßnahme zu erledigen ist (Termin)
  • wo im Betrieb die vorschrift anzuwenden ist (Ort),
  • wie die Umsetzung zu erfolgen hat (Art und Weise) und
  • ggf. womit die Umsetzung zu erfolgen hat (Ressourcen).

Die rechtlichen Pflichten sind für die verantwortlichen Mitarbeiter nun konkret umsetzbar. In Delegations-Workshops wurden diese den verantwortlichen Mitarbeitern namentlich zugeordnet. Hierdurch ist die gerichtsfeste „Übertragung der Unternehmerpflichten“ erst wirksam. Die namentliche Zuordnung zu den verantwortlichen Personen stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

Es entsteht eine Betriebsordnung, in der die Zuständigkeiten und Aufgaben der verantwortlichen Funktionen geregelt sind. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben und weiß damit, was er wann und wie zu tun hat. Ist eine Plicht fällig, so kann der Mitarbeiter die Erfüllung mit drei Mausklicks quittieren. Zugehörige Nachweisdokumente sind unmittelbar an der Plicht angefügt. Bei Fälligkeit einer Plicht erfolgt eine Information per E-Mail.

Fahrplan zur Compliance

Sämtliche Aufgaben sind im passwortgeschützen GEORG Legal Compliance Manager® der Software hinterlegt. Filterfunktionen zeigen individuell dem Mitarbeiter seine Aufgaben an. Dieser fungiert wie ein Fahrplan. Eine installierte Ampelfunktion zeigt an, wann eine Pflicht fällig, bzw. überfällig ist. Für den Leiter Genehmigungen, des Chemieunternehmens, Herrn Dr. Jürgen Steiner, war dies einer der Gründe, um sich für diese Lösung zu entscheiden.
So ist ein eindeutiges Delegieren von rechtlichen Pflichten bis auf den einzelnen Mitarbeiter möglich.

Die mit dem System mögliche kontinuierliche Terminverfolgung stellt sicher, dass regelmäßig wiederkehrenden rechtlichen Pflichten und Genehmigungsauflagen erfüllt werden. Der EH&S Compliance Manger hält die Eingaben in einer Prüfhistorie fest. So kann das Unternehmen im Haftungsfall ein wirksames System zur Einhaltung der Rechtsvorschriften nachweisen. Die Führungskräfte und Mitarbeiter entlasten sich mit dem Nachweis der Erfüllung ihrer Pflichten.

Die namentliche Delegation der rechtlichen Handlungspflichten war anfangs für die Mitarbeiter eine große Herausforderung. Es bedarf der Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung. Überzeugt hat das Argument, dass sie nun konkret wissen, welche Aufgaben sie haben. Die vorher vorhandene Unsicherheit ist der Sicherheit, was wirklich zu tun ist, gewichen. Da aber Unwissenheit vor Haftung nicht schützt, schützt die Sicherheit sie nun vor haftungsrechtlicher Inanspruchnahme. Herr Dr. Billeb bestätigt, dass das Projekt eine neue Transparenz in die Abläufe gebracht habe. Diese sind effizienter geworden.

Die Vielzahl der Handlungspflichten bildet der genannte EH&S Compliance Manager ab. Er stellt die ermittelten Handlungspflichten webbasiert oder via Intranet den verantwortlichen Mitarbeitern zur Verfügung und fungiert dabei als Maßnahmenmanager. Mit individuellen Checklisten führen die Mitarbeiter regelmäßig Selbstprüfungen (Self-Audits) durch.

Die Warn- bzw. Ampelhinweise geben an, welche rechtlichen Pflichten fällig sind (rot), sich innerhalb der Warnfrist befinden (gelb) oder erfüllt sind (grün). Jeder Mitarbeiter erkennt für sich seinen Handlungsbedarf zur Erfüllung der Rechtskonformität. Mit den Pflichten verknüpfte Dokumente (Arbeitsanweisungen) geben Hilfestellung bei der Erfüllung rechtlicher Pflichten.

„Die Handhabung für die User ist einfach. Der EH&S Compliance Manager gibt auf Basis der automatisch angezeigten Auswertung den Rechtsstatus bzw. den Status der EH&S-Rechtskonformität wieder. Jede Führungskraft erkennt für sich in ihrem Verantwortungsbereich den Handlungsbedarf. Er ist wesentliche Entscheidungsgrundlage für das Führungsteam“, hebt Steiner hervor. „Die konsequente und übersichtliche Nachverfolgung der Compliance entlastet die Vorgesetzten. Gleichzeitig ist die Nachweisführung der Rechtskonformität gegenüber externen Stellen oder im Zertfiizierungsverfahren möglich“, betont Billeb.

Integriert in das Projekt ist ein regelmäßiger Änderungsdienst. Änderungen ergeben sich aus neuen Rechtsvorschriften oder Veränderungen im Betrieb. Die kontinuierliche Aktualisierung der rechtlichen Pflichten teilt das Martin Mantz Team per E-Mail an die zentrale Stelle Umwelt-und Arbeitsschutz mit.

Steiner resumiert: „Das Ziel, eine umfängliche Ermittlung der Pflichten für jeden einzelnen Verantwortlichen transparent darzustellen und die Erledigung der Pflichten zu dokumentieren, ist gelungen.“

GEORG Compliance Software

Der GEORG Compliance Manager® ist die modernste, webbasierte, individualisierte Informationsquelle für Ihre Mitarbeiter. Die Umsetzung der hierin enthaltenen Aufgaben und Pflichten sichert den Nachweis der Einhaltung interner und externer Vorschriften (Compliance).

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