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Aufgaben übertragen ist ein juristischer Akt

Aufgaben übertragen ist ein juristischer Akt


Artikel von Martin Mantz, erschienend in: QZ Qualität und Zuverlässigkeit 4/2017

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Die Geschäftsführung hat die Pflicht, ihr Unternehmen so zu organisieren, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Die große Herausforderung der Geschäftsführung und alle Führungskräfte ist daher, die vielfach abstrakten rechtlichen Vorschriften in konkrete Aufgaben umzuwandeln und an geeignete Mitarbeiter zu delegieren. Doch gerade bei der Delegation sind Regeln zu beachten, um die Organisation vor Haftungsansprüchen zu schützen.

Die Übertragung von Unternehmerpflichten ist ein Prozess, der bei konsequenter Umsetzung den Nachweis einer gerichtsfesten Organisation sicherstellen kann. Diese Organisationspflicht trifft per gesetzlicher Definition alle Führungskräfte, die einen Betrieb ganz oder zum Teil leiten (z.B. § 9 OWiG). Für die Realisierung dieser anspruchsvollen Aufgabe sollten zehn Regeln beachtet werden.

1. Commitment der Geschäftsführung

Der Prozess der Delegation beginnt bei der Geschäftsführung selbst. Diese muss sich verpflichten, Aufgaben nur an geeignete Personen zu delegieren, deren Einweisung und Überwachung sicherzustellen sowie die erforderlichen Ressourcen und Befugnisse zur Verfügung zu stellen (Compliance Commitment).

2. Bestandsaufnahme der rechtlich relevanten Tätigkeiten und Anlagen

Zunächst sind in einer gut vorbereiteten Bestandsaufnahme alle rechtlich relevanten Tätigkeiten und Anlagen zu erfassen. Die Bestandsaufnahme besteht in der Regel aus:

  • einem Betriebsrundgang entlang der Produktionslinie sowie durch alle relevanten Unternehmensbereiche.
  • Gespräche mit den Verantwortlichen vor Ort sowie
  • einer (stichprobenartigen) Prüfung von Unterlagen vor Ort.

Das Ergebnis der Bestandsaufnahme ist eine Liste der rechtlich relevanten Tätigkeiten und Anlagen mit der Angabe von Art, Ort, Kapazität, Lizenzen, Genehmigungen etc.

3. Rechts- und Pflichtenverzeichnis

Auf Basis der Ergebnisse der Bestandsaufnahme wird das Rechts- und Pflichtenverzeichnis erstellt. Ziel ist es, nur die rechtlichen Pflichten zu ermitteln, die tatsächlich relevant sind. Juristisch ungeschulte Laien neigen dazu, zu viele Rechtsvorschriften aufzunehmen. Im schlimmsten Fall übersehen sie dabei rechtliche Anforderungen. Daher ist auf Professionalität zu achten, damit der Anwendungsbereich und der sogenannte Normbefehl aus den Rechtstexten verlässlich und korrekt bestimmt wird.

4. Definition der Funktionen und Rollen (Transparenz)

Auf Basis der Rechts- und Pflichtenverzeichnisse sind die Funktionen und Rollen zu definieren, die die Umsetzung der rechtlichen Pflichten und Aufgaben übernehmen sollen. Ziel ist, den Umfang der gesetzlichen und internen Aufgaben und Pflichten zusammenzufassen und zu strukturieren. Darüber hinaus ist das gesetzlich und intern geforderte Anforderungsprofil für die handelnden Mitarbeiter zu bestimmen.

Nun sind die Funktionen und Rollen den verantwortlichen Organisationseinheiten eindeutig zuzuordnen. In der Praxis stößt man immer wieder auf Situationen, in denen alle glauben, die Zuständigkeit für Funtkionen und Rollen ist jedoch erst dann eindeutig und klar, wenn die Aufgaben und Pflichten einer Organisationseinheit oder einer Person konkret zugeordnet werden können. Lässt sich eine Zuständigkeit nicht klären, so ist die nächsthöhere Stelle verantwortlich.

5. Individuelle Pflichtenübertragung (Delegationsschreiben)

Wesentlich ist die richtige Auswahl des für die einzelne Pflicht verantwortlichen Mitarbeiters (Delegierter). Im Einklang mit der neuen Rechtssprechung (Bundesverwaltungsurteil vom 23. Juni 2916) sind Delegationsschreiben klar und verständlich zu erfassen. Nicht ausreichend genau formulierte Delegationsschreiben sind unwirksam.

Das Delegationsschreiben beinhaltet die umzusetzenden Pflichten und Aufgaben und ist konkret einer Person individuell zugeordnet. Ferner ist sicherzustellen, dass der delegierte Mitarbeiter die erforderliche oder gesetzlich geforderte und definierte Fachkunde besitzt. Daraus folgt, dass die Verantwortung auf den Delegierenden zurückfällt. Das Delegationsschreiben ist somit richtig, wenn der Mitarbeiter die konkrete Aufgabe richtig verstanden hat und diese auch tatsächlich in Hinblick auf die erforderliche Fachkunde, Ressourcen und Befugnisse umsetzen kann.

6. Einweisung und Schulung

Das Delegationsschreiben ist wesentlicher Bestandteil der gesetzlich geforderten Einweisung des Mitarbeiters. Zusätzlich können ergänzende Unterweisungen und Schulungen erforderlich sein. Diese sind abhängig vom Risiko bzw. den von den Tätigkeiten ausgehenden Gefahren. In vielen Fällen sind Unterweisungen (z.B. beim Umgang mit Gefahrstoffen) gesetzlich explizit vorgeschrieben.

7. Bestimmen der Überwachungszyklen

Gesetzliche Vorschriften sind stets risikobehaftet und bedürfen der Überwachung. Allerdings muss nicht stets ein Überwacher daneben stehen. Die Festlegung des erforderlichen Umfangs einer Überwachung ist eine Frage der Risikobewertung. Vielfach sind Überwachungsfristen vom Gesetzgeber vorgeschrieben, der Umgang mit Gefahrstoffen setzt eine intensivere Kontrolle als die gesetzlich vorgeschriebene Abfalltrennung voraus. Die Überwachungszyklen sind entsprechend anzupassen und zu erhöhen, wenn bestimmte Defizite erkannt werden und in der Folge abzustellen sind.

8. Aktualisierung von Rechts- bzw. Pflichtenverzeichnis

Die Zertifizierungsgesellschaften fordern aktualisierte Rechts- und Pflichtenverzeichnisse. Diese müssen eine hinreichend konkrete und auf den einzelnen Mitarbeiter abgestimmte, individualisierte Delegation nachweisen. Der stetig wachsende Umfang und die zunehmende Komplexität der Aktualisierung ist ohne Compliance-Software heute kaum zu bewältigen. Geeignete Software sollte folgende Eigenschaften haben:

  • im abgestimmten Zyklus das Rechts- bzw. Pflichtenverzeichnis aktualisieren,
  • die Aufgaben und Pflichten an die (wirklich) zuständige Person delegieren,
  • automatisch die personenbezogenen Delegationsschreiben aktualisieren,
  • Transparenz im Erfüllungsstatus und damit Haftungssicherheit (z.B. via Ampelfunktion) schaffen,
  • ein Feedback der ausführenden Mitarbeiter im Hinblick auf besondere Umstände ermöglichen, die die Umsetzung von Aufgaben erschweren oder unmöglich machen,
  • Delegationslücken aufdecken,
  • den aktuellen Rechtsstatus wiedergeben und
  • die Organisationseffizienz durch Transparenz in den Prozessen steigern.

9. Nachweisdokumentation

Die Nachweisdokumentation dient aus rechtlicher Sicht der Entlastung (Exculpation) im Haftungsfall. Die Nachweisführung muss daher möglichst gerichtsfest erfolgen. Dies hat bei entsprechender Anordnung durch die Behörde (hand-)schriftlich zu erfolgen, kann aber auch mittels Prüfsoftware nachgewiesen werden.

10. Wirksamkeitskontrolle von Pflichten und deren Rechtsstatus

Die Führungskräfte sind verantwortlich für die Wirksamkeitskontrolle der umgesetzten Handlungspflichten. Sie übernehmen hier die Verantwortung der Geschäftsführung (§ 9 Abs. 1 OWiG). Eine besondere Rolle nehmen die vom Gesetzgeber geforderten Betriebsbeauftragten, Fachkräfte für Arbeitssicherheit u.a. ein. Üblich ist die innerbetriebliche Übertragung der Überwachungspflichten im Bereich des Qualitätsmanagements (z.B. CE-Kennzeichnung) auf speziell ausgewählte und geschulte Mitarbeiter.

Wesentliche Vorraussetzung fir eine ordnungsgemäße Delegation ist die Überwachung und Wirksamkeitskontrolle der Umsetzung gesetzlicher Pflichten und Aufgaben. In der Regel sind im Unternehmen unabhängige Stellen (Beauftragtenfunktionen) für die Überwachung verantwortlich. Sie beraten Mitarbeiter, informieren diese über Neuerungen und führen Compliance-Audits, Betriebsbegehungen oder andere Kontrollmaßnahmen durch.

Die Geschäftsführung ihrerseits ist verpflichtet, sich über die Ergebnisse der Überwachungsmaßnahmen und den aktuellen Rechtsstatus in regelmäßigen Abständen unterrichten zu lassen.



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